Ghi sổ kế toán , việc ghi lại giá trị tiền của các giao dịch của một doanh nghiệp. Việc ghi sổ cung cấp thông tin từ đó các tài khoản được chuẩn bị nhưng là một quá trình riêng biệt, sơ bộ đối với kế toán.
Về cơ bản, việc ghi sổ kế toán cung cấp hai loại thông tin: (1) giá trị hiện tại, hoặc vốn chủ sở hữu, của một doanh nghiệp và (2) sự thay đổi về giá trị - lãi hoặc lỗ - diễn ra trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Các quan chức quản lý, nhà đầu tư và nhà cấp tín dụng đều yêu cầu những thông tin đó: ban quản lý để giải thích kết quả hoạt động, kiểm soát chi phí, lập ngân sách cho tương lai và đưa ra quyết định chính sách tài chính; nhà đầu tư để giải thích kết quả hoạt động kinh doanh và ra quyết định mua, nắm giữ và bán chứng khoán; và người cấp tín dụng để phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp để quyết định có cho vay hay không.
Dấu vết của hồ sơ tài chính và số lượng có thể được tìm thấy ở hầu hết mọi nền văn minh có nền tảng thương mại. Hồ sơ về các hợp đồng thương mại đã được tìm thấy trong tàn tích của Babylon, và tài khoản về cả trang trại và điền trang đều được lưu giữ ở Hy Lạp và La Mã cổ đại. Phương pháp ghi sổ kế toán kép bắt đầu từ sự phát triển của các nước cộng hòa thương mại của Ý, và các sổ tay hướng dẫn để ghi sổ đã được phát triển trong thế kỷ 15 ở các thành phố khác nhau của Ý.
Vào cuối thế kỷ 18 và đầu thế kỷ 19, cuộc Cách mạng Công nghiệp đã tạo ra một động lực quan trọng cho công tác kế toán và ghi sổ. Sự gia tăng của các dịch vụ sản xuất, kinh doanh, vận chuyển và công ty con đã làm cho hồ sơ tài chính chính xác trở nên cần thiết. Trên thực tế, lịch sử của sổ sách kế toán phản ánh chặt chẽ lịch sử của thương mại, công nghiệp và chính phủ và một phần đã giúp hình thành nó. Sự mở rộng toàn cầu của hoạt động công nghiệp và thương mại đòi hỏi các quá trình ra quyết định phức tạp hơn, do đó đòi hỏi sự tinh vi hơn trong việc lựa chọn, phân loại và trình bày thông tin, ngày càng tăng với sự hỗ trợ của máy tính. Thuế và quy định của chính phủ trở nên quan trọng hơn và dẫn đến nhu cầu thông tin tăng lên; các công ty kinh doanh phải có thông tin sẵn có để hỗ trợ thuế thu nhập, thuế trả lương, thuế bán hàng,và các báo cáo thuế khác. Các cơ quan chính phủ và các tổ chức giáo dục và phi lợi nhuận khác cũng tăng về quy mô và nhu cầu về sổ sách kế toán cho các hoạt động của chính họ cũng tăng lên.
Mặc dù các thủ tục ghi sổ có thể cực kỳ phức tạp, nhưng tất cả đều dựa trên hai loại sổ được sử dụng trong quá trình ghi sổ - sổ nhật ký và sổ cái. Nhật ký chứa các giao dịch hàng ngày (bán hàng, mua hàng, v.v.) và sổ cái chứa hồ sơ của các tài khoản cá nhân. Các bản ghi hàng ngày từ các tạp chí được nhập vào sổ cái. Mỗi tháng, theo nguyên tắc chung, báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán được lập từ số dư thử nghiệm được đăng trên sổ cái. Mục đích của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hoặc báo cáo lãi lỗ là trình bày phân tích về những thay đổi đã diễn ra trong vốn chủ sở hữu do kết quả của các hoạt động kinh doanh trong kỳ. Bảng cân đối kế toán cho thấy tình trạng tài chính của một công ty tại một thời điểm cụ thể về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
